DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（一）

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拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（三）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（四）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（五）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（六）
拓展阅读：DEVONthink Pro Office，文件管理爱好者的福音（七）

对很多人来说，兴趣爱好是看电影、画画和写作，但对另一些小众同学来说，兴趣爱好居然是「整理文件」，当他们把繁多的文件按照逻辑整理的妥妥帖帖后，心情大悦，六脉顺畅，如果你也是这样的人，那么请一定不要错过 DEVONthink Pro Office，因为他能满足你所有关于「文件管理」的需求，并以最舒服的方式向你呈现。

不仅如此，DEVONthink Pro Office 能够帮助知识工作者更好的学习与工作，毕竟文件的管理，就是为了文件的利用，通过收集、储存、新建、分类、组织、标签、搜索、联想，DEVONthink Pro Office 就是你的智囊团，时刻为你的创作和研究提供最充分的资料和支持。

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主界面视图

DEVONthink Pro Office 的界面和任何传统的 Mac 软件一样（如下图的 Ulysses），上方是 Toolbar，左侧是 Sidebar，中间是内容，所以不要感到 DEVONthink Pro Office 复杂。

如果觉得侧边栏字体较小，可以通过偏好设置进行字体种类和大小的修改。

右击 Toolbar 空白处，可以进行工具自定义。

把自己常用的、喜欢的工具拖入 Toolbar，不常用、不喜欢的工具移出 Toolbar。

如果觉得自己把工具栏弄的乱糟糟的，把红框中的内容拖入 Toolbar，即可恢复默认，篮框中可以选择显示工具的图标、名称与否，还可以勾选「显示小图标」（也可以右键 Toolbar 空白处修改）。

我们还可以通过 View-Hide Toolbar，达到隐藏 Toolbar 的目的。

除了这种初次打开 DEVONthink Pro Office 经典的「as Three panes」显示方式，DEVONthink Pro Office 还提供了其他 5 种显示界面，以适应不同的使用场景。

as Icons

as Icons 在浏览照片文件的时候，最为优秀。

还可以通过调节 Icons 大小，获取最佳视角。

as Lists

在 as Lists 视图中，文件以一页树结构形式展开，在表头右键，还可以自行添加不同的元数据列表。

这个视图用的比较少，因为无法实时预览文件内容（不过可以通过选中文件后按空格键预览），适用于通过元数据快速排列、筛选文件，如下图，点击 Size 表头标题，即可根据文件大小快速排列文件（从大到小或者从小到大），左右拖动表头可以调整顺序。

as Columns

as Columns 视图中，文件以多页树结构形式呈现(可以无限深入，最后一栏是文件的元数据），下方还可以对内容实时预览。

在列表边，可以左右拖动调整大小，按住 ⌥Option 拖动可以一次性调整所有列。

在 as Columns 视图中的每一列，都是可以按照需要排序的，在空白处右键，Sort-选择你需要的排序方式。

如果觉得 Columns 中的文字比较小，可以通过偏好设置进行字体种类和大小的修改。

as Splits

as Splits 是最常用的视图之一，文件以一页树结构形式呈现，可以对内容实时预览。

如果关闭 Wildscreen，as Splits 是上下分布的。

as Three panes

as Three panes 和 as Columns 的区别，在于 as Three panes 在树结构中止步于文件夹，而 as Columns 可以无限深入，同样，在列表的表头右键，还可以自行添加不同的元数据列表，也可以通过元数据快速排列文件。

如果开启 Wildscreen，as Three panes 是横向分布的。

as Tags

在 as Tags 视图右侧，会出现一个 Tag pane，显示该数据库中的所有标签，通过点击具体标签，可以筛选出特定的文件。按住 ⌘Command 可以选择多个标签。

侧边栏

DEVONthink Pro Office 的侧边栏分为 5 块：

GLOBALS
OPEN DATABASES
RECENT DATABASES
FAVORITES
SMART GROUPS

可以通过 View-Hide Sidebar 隐藏侧边栏（⌃⌥⌘D），或者点击左上角。

GLOBALS

GLOBALS 中，你从各个地方收集到的资料，都默认先存入全局 inbox 中（每个数据库，都会有一个独立的 inbox），等待进一步的分类和处理，这是一种沿用「GTD」的做法，inbox 也是一个数据库，右键选择「Database Properties」，可以对 inbox 的数据库属性进行浏览和修改。

「Location」显示了数据库的路径。

「Exclude Groups from Tagging」取消勾选后，原先蓝色的 Group 会变成黄色的 Group 予以区分。

同时所有 Group 中的文件，会被被动添加以 Group 为名的标签，比如一个 Excel 存在于「宏观经济-2018 年-经济数据」中，那么这个 PDF 会被被动的打上「宏观经济」、「2018 年」、「经济数据」三个标签（灰色显示）。

如果这个时候给 Excel 单独打上一个「人口福利」的标签，我们会发现单独打上的标签是蓝色的，而且 List 中并没有出现一个「人口福利」的 Group，这说明是否勾选「Exclude Groups from Tagging」本质是一样的，只不过我们会在 Tag Pane 上看到很多灰色的标签而已，所以为了简洁好看，还是勾选「Exclude Groups from Tagging」吧！

List 中的 Tags 中没有出现被动添加上的标签名。

Tag Pane 上看到很多灰色的标签。

传统文件夹垂直管理文件的弊端在于，一个文件只能存在于一个文件夹中，比如我有两个文件夹，一个叫「微观经济」，一个叫「宏观经济」，还有一篇 PDF，既写了微观经济的内容，又写了宏观经济的内容，那么这篇 PDF，我应该放入哪个文件夹呢？

为了解决这一的弊端，DEVONthink Pro Office 引入了 Duplicate 和 Replicate 两个概念，Duplicate 就是简单的复制，就像前文的 PDF，我复制一下放入两个文件夹中，缺点就是，每次我修改这个 PDF，都要复制一份放入另外一个文件夹，Replicate 就有趣了，他虽然存在于两个文件夹中，但实际上是一个文件，只要 PDF 有修改，两边都会改变。

为了更好的区分 Duplicate 和 Replicate 的文件，建议在偏好设置中勾选「Mark duplicates and replicants in color」。

使用方法也很简单，右键某个文件后，选择「Duplicate To」或者「Replicate To」目标位置即可。

「Share database」勾选后，这个数据库就能使用「Web server」分享给其他人，同时可以勾选「Read Only」，代表这个数据库只能被其他人阅读，而不能做修改。

「Web server」的使用很简单，在偏好设置中，随便填写一个「Bonjour Name」，填写一个「User」和「Password」（也可以空着），点击「Start」即可使用，在窗口底部会出现一个 URL，所有在同一个局域网内的用户，可以在浏览器中输入这个 URL 访问你分享的数据库（浏览、下载和上传），如果你需要把其他人上传的图片和 PDF 转化为可搜索的文件，那么勾选「Convert images & PDF documents to searchable PDF」。

「Bonjour Domain」留空即可，「Port」使用默认数据即可，勾选「Start on Launch」后，「Web server」会在 DEVONthink Pro Office 打开后自动运行，「Log」会记录所有「Web server」上发生的数据交换。