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拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(一)
拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(二)
拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(四)
拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(五)
拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(六)
拓展阅读:DEVONthink Pro Office,文件管理爱好者的福音(七)

Group & Tag

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虽然在 DEVONthink Pro Office 中,已经模糊了文件夹和标签的界限(文件夹甚至不叫 File 而叫 Group),但是,整个文件管理系统中,起主导作用的还是 Group:

  1. 一个文件只有加入了某个 Group,才会从该数据库的 inbox 中移除(除非直接在标签中创建新文件)
  2. 「Exclude Groups from Tagging」取消勾选后,主动添加的标签并不会增加一个 Group ,被动添加的标签也不会出现在标签组中(除非在 Tag View 中)
  3. Classify 和 Auto Group 都只能作用于 Group

所以,为了用的更加顺心,建议默认勾选「Exclude Groups from Tagging」,并以 Group 为主,Tag 为辅,整理自己的数据库,DEVONthink Pro Office 的 Replicate 功能足以应对传统文件夹的弊端了。

用文件夹管理文件是人类目前最天经地义、理所当然的认知了,但是如何用文件夹、标签更好的管理众多的文件,就是一门手艺活了,但简而言之,文件夹的设定要符合逻辑(分门别类),标签的构建要从第二个维度去描述文件,同时标签的结构也要系统化而不是随意化。(能被打上某个标签的文件要有一定的数量)

举个例子,如果你是部门经理,每年都会写很多总结,那么建立一个「总结」的文件夹就再正常不过了,你会把近十年的所有总结全部放入「总结」这个文件夹吗?不会,你会在「总结」文件夹中再次建子文件「季度总结」、「年中总结」、「年度总结」,这种逻辑清楚的情况下,不需要使用标签。

再举个例子,为了写作 DEVONthink Pro Office 教程,我在网上搜集了很多相关素材,那么建立一个「DEVONthink Pro Office」的文件夹就再正常不过了,这些材料中有官方手册 2 本(完整的教程一本)、少数派所有相关文章、网友 YJ 在 Medium 写的一套教程,MyProductiveMac 上的一套教程,YouTube 上的一套教程,YouTube 上的官方视频,根据来源地设立 Group 就很简明扼要了。

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一共 54 个文件中,我给两个官方手册打上了「manual」标签,给 YJ 写的教程中的第五篇打上了「文件管理」标签,理由如下:

  1. 很多软件都会有 Manual,这些 Manual 放在各自软件的文件夹下逻辑更加清楚,打上「manual」标签可以快速筛选出所有手册,但数量又不会特别多,相比文件夹一层一层找到手册更加快速。
  2. 「文件管理」是我很感兴趣的一个领域,相关材料也不多,打上标签可以快速找到相关内容
  3. 如果我给所有少数派和 Youtube 上找到的材料打上「sspai」和「youtube」,那么数量会太多,根本找不到自己的目标文件

再再举个例子,我收集了某个外汇博主的所有文章,并按照年份设立文件夹,他的每篇文章虽然都有一个侧重点,但是一篇文章往往涉及外汇交易的多个方面的知识点,这个时候,我们就可以根据关键知识点给文章打标签,我们在精进某个技能的时候,不需要再翻看所有的文章,只需要根据标签按需所补即可。

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导航栏

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对于不同类别的文件,DEVONthink Pro Office 的导航区会有稍许差别。

PDF

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从左往右的按钮功能分别为:

  • 返回上一篇看过的内容(比如先看 A 文件,再看 B 文件后,然后返回看 A 文件)
  • 向前一篇看过的内容(比如先看 A 文件,再看 B 文件后,然后返回看 A 文件,然后向前看 B 文件)
  • 系统分享菜单
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  • 锁定(锁定后这个 PDF 就不能被编辑)
  • 前一个搜索高亮(值得注意的是,这个功能在 Formatted Note、Web Archive、HTML 和 Sheet 中是没有的,所以如果你非常注重这个功能,在网络剪藏的时候,最好选择 PDF 格式)
  • 后一个搜索高亮
  • 上一页 PDF
  • 下一页 PDF
  • 显示 PDF 缩略图
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  • Also See & Classify(点击后出现两个小抽屉,上方是 Classify,DEVONthink Pro Office 根据算法推荐一些文件夹,减轻你归类的麻烦,点击 Move To,就能把文件移入目标文件夹,下方是 Also See,可以看到一些关联文件。黄色框框显示了分数和权重。)
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  • Tag(点击后内容区下方会出现标签栏)

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    点击 Tag 上出现的向下小箭头,Reveal Tag 会跳转到标签页,Remove Tag 就是删除标签,Related Tags 显示相关的标签。

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Formatted Note

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Formatted Note 的导航栏比 PDF 多了一个 Words 和 Keyword。

点击 Words 可以看到文章中不断出现的词语有哪些。

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点击 Keyword 可以看到文章的关键词。

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Markdown Text

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Markdown Text 的导航栏有一个独特的 Text Alternative,点击可以切换编辑和实时预览。

Plain Text

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Plain Text 和 Markdown Text 的导航栏一样拥有 Text Alternative。

Rich Text

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同上

Sheet

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同上

Bookmark

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点击 Bookmark 中的齿轮,可以启用剪藏功能,和浏览器插件功能一致,中间位置是网页的 URL。

Web Archive、HTML

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点击 Text Alternative 可以在网页和 HTML 原文件间转换。

未完待续