文献积累——学术生涯的外部记忆
在科研之路上,你想要积累哪些知识?
有没有过这样的经历?你正在准备一个重要的研究报告或论文,需要找到那篇关键的文献,但却在堆积如山的文件和资料中找不到它。或者你读过一篇很好的文献,但当你想引用它的时候,你却忘记了它的具体内容。
在一些科幻作品中,存在「外部记忆装置」的设定,其中的人物往往不将全部信息记在脑中,而是在需要时从外部记忆中调取内容。如今我们的现实已经与之颇有些相似:我们不会记住每一个具体的知识细节,浩如烟海的内容爆炸也不允许我们这么做,但我们通常知道去哪里找到这部分知识。当下,电脑和手机已经成为我们肢体的延伸,搜索引擎强大的检索功能,赋予我们按照需求取用知识的能力。
而在科研道路上,经年累月的学习不但锻炼着我们的实验技能,积累下来的知识同样是我们学习道路上宝贵的财富。在此过程中,我们读过的每一篇文献,被我们记住的不是其中具体的语句,而是各项工作中的主要结果和结论。但在有些时候,比方说想参考某个方法做个相似的实验,或是写作背景综述时,我们会回忆起曾经看过的文章,会去找出最原始的文章查看更多细节。这时,曾经整理过的文献便摇身一变,担当起我们学术生涯外部记忆的职责。
为什么文献常常乱作一团?
那么,为什么明明每一篇文献都有明确的主题和关键词,整理起来却依旧存在非常多困难呢?举个例子,说有一篇文章,「如何做出一盘无敌好吃的小炒肉」,里面从肉的选购、处理、调味到烹饪方法一应俱全。你看完后,觉得非常好,这么棒的技巧我一定要学会,你会把它收在哪?
- 菜谱 —— 没错,再怎么说这也是个菜谱,放这准没错
- 年夜饭菜单 —— 今年的年夜饭由你掌勺,正巧家里有人最爱吃小炒肉,放这备着
- 如何买菜 —— 本文的肉类选购部分讲得太清晰了,常常温习准能以后买菜不踩坑
- 常用调味料 —— 刚搬了新家,需要买些调料,你正在想买什么合适
- ……
如果从上面几点出发,这些归类方式似乎都有各自的道理,这也是信息管理有时会比较困难的原因:在不同的场景下,相同的内容可以有不同的分类方式,并且往往没有对错之分。
因此我觉得,好的文献管理思路比工具更重要。现在能用来做文献管理的工具层出不穷,Endnote 也好,Zotero 也好,网上都能找到非常详细的用法教程。但是假如只有工具,没有恰当的内容组织思路,那工具里的文献也会堆成一团乱麻。我更想提供一个框架,让每个人可以根据自己的需要,将内容以一种便于寻找的方式组织起来。
我们的目的:让内容便于被找到。
什么是PARA方法?
在之前的很长时间里,我一直隐约觉得,自己整理的文献资料库,其中的各个文件夹彼此之间没有明确的分隔关系,以至于想存一篇新文章的时候,要纠结半天放在哪。纠结完存进去后,要找来用的时候又找不出来这篇文章了。后来偶然间了解到了一种称为PARA的信息整理方法,它将内容分类为项目、领域与资源几个大类。或许它不是最好最完美的,但是相比于没有框架的时候,已经有了质的飞跃。也因此,我今天将其分享给大家,如果你们也遇到过相似的困扰,可以尝试一下这个方法。
所谓 PARA,其实是 Tiago Forte 提出的一种组织信息的思路。其实,PARA 分别代表 Projects(项目)、Areas(领域)、Resources(资源)和 Archives(归档)。
这样讲可能比较抽象,举个我自己的例子,比如我关注基因组学和生物信息学,我所做的课题也与之有关,相关分析做得好可以帮助我产出成果,做不好则毕业都很费劲,我需要为此负责,因此基因组学就可称作我关注的一个领域。同时,我的课题是一个物种的基因组测序项目,从我开始着手找资料开始,历经测序、组装和分析,直到文章发表结束,因为能划分出非常明确的开始和结束时间,因此这个课题属于一个项目。同时,我又对平面设计比较感兴趣,会去看一些相关的书籍和学习资料,这些东西我看着会觉得很有意思,但如果不看也不太影响我完成课题,于是可以算作资源。另外,假如我之前有个项目已经做完了,已经完成项目的内容我当然不需要经常去关注,那它就可以被划到归档。
然而,领域与项目、资源之间并不是独立的,而是可以互相滋养
通过项目来打磨提升领域——比方说,我关注基因组学,但是只靠看一堆基因组相关的文章提升实在有限,必须要自己去实际做一些项目来锻炼,在项目中熟悉各部分的流程,并实际掌握操作的技能。
通过资源支撑领域域 ——我们日常看的各种文章、资料,大部分都属于资源而非领域,正如上面讲到,我们没法只靠读来掌握某些内容。但是每天的精力是有限的,假如分配给太多方面,面面俱到也很困难。于是更好的方法是基于领域 (或者将来潜在的 Area)作为精进的方向,然后把资源当做领域的基石和养分。
如何将PARA方法应用在组织文献中
不过,要想用这种方式来管理自己的文献,首先需要花点时间想一想,对自己来说,究竟想要积累哪些知识?
这里先来讲讲我的,我在项目中放入了刚刚提到的物种测序项目,因为这是我的课题;在领域中包含了基因组学,数据可视化,生物信息学等,因为这是我的专业方向,同时与我的课题息息相关;在资源中放入了平面设计,认知与思维方式,效率,以及语言,因为我对这些方面非常感兴趣;最后,归档中有我之前做过的一个项目,某个物种的耐盐基因筛选,它已经结束了,于是进了归档。
这个清单的长度当然没有明确的限制,但是当你打算往自己关注的领域里放入二三十个主题时,也得掂量掂量有没有足够的精力。创建一个清晰的清单,能让你对自己想要积累知识的边界更加明确,就可以据此有意识地、战略性地决定看或者不看某篇文章,决定某个拖了很久的工作究竟是赶快弥补还是尽快放弃它。 相反,如果你不为自己定义清单,就会被不断拉着、推到别人的项目中去。比如,CNS 新出了一堆顶刊文章,你看不看,看哪些?
然后,你需要选择一个用来管理文献的工具。我选择了 Zotero 作为文献管理的工具,它大概长这样。左边的区域包括以文件夹形式组织的目录,下方是给文献打上的标签,中间区域是文献的标题、作者、期刊、年份等信息,右边则是选中某条文章后的详细信息。
你也完全可以选择别的工具,比如更为老牌的 Endnote,可能会是更多人包括大家的导师的第一选择。我讲的与选择特定工具并不关联,你可以任意选择喜欢的工具,并在那个工具中实现相似的效果。
接下来需要在文献管理软件中根据选择好的项目、领域、资源创建大类。
假如你已经在使用这样的文献管理工具,已经积累了一些文章,但是它们有些混乱。可以这样重新开始:将所有现有的文章移动到一个新的文件夹,命名为归档和当前日期,然后开始接下来的步骤。因为与其花费大量时间整理它们,将来也不一定用得到,反而可能让你失去开始的契机。因此不如和它们暂时告别,不必担心丢失任何东西,它们都还在,当需要的时候还可以通过搜索找到它们。
让我们继续,在管理软件的目录下,按照项目、领域、资源和归档创建四个大类,并将大类下面为你选定的主题再分别创建文件夹。记住,一开始只需要创建到每个大类下的主题就可以了,只有当在你在这个主题下积累了一定的内容,感觉需要进一步细分时,才创建新的文件夹,可以最大程度避免文件夹的冗余和混乱。
这里还有两个小技巧,其一是默认的文件夹可能会按字母排序,你可以在前面加上数字,让它们按你想要的顺序排序。其二是我还为其添加了一个收集箱(Inbox),放在所有类别最前面,这样当遇到某篇可能感兴趣的文章时,可以先将其收进收集箱,等看完后判断一下,是将它储存起来以备将来查阅,还是和我需要的知识不太相关,因此直接删除。
随后,可以进一步按照内容将某个项目拆分为更细的子类别。比如这里以我比较熟悉的基因组测序项目为例,它由前期的基因组调研、组装注释,以及下游的一系列分析组成。
我可以按照项目推进的阶段,将其拆分为一个个子项目,比如在调研阶段,我看的文章主要是基因组大小、染色体信息、近缘物种等资料,在组装注释阶段,需要看各种软件的使用方法,而在分析阶段,则需要阅读许多现有文章,总结其分析流程和方法。
这里强调两个实用的功能,一个是标签,我给一部分比较常用的标签设置了颜色,让其显示在文章处,比如标记文章是否已读,读完觉得文章是否重要。还可以按照文章类型标记标签,比如综述类、方法类,或是将文章归类为特定主题,一切都以自己将来找某个文章时是否方便为依据。
另一个实用的功能是 Zotero 里的 Short Title 功能,可以看向右图中中间这一列。这一列默认是不显示的,需要在调整显示的列中将其显示出来。可以看到我给不少文章加上了短标题,这样瞄一眼就能找到我想找的文章。
总结一下,PARA 方法实际是提供了一种归类思路,将所有的内容以某种分类规则,构建成了树状的结构。树状结构层次清晰,利于我们记忆,检索起来也非常方便。而文献管理软件中标签的存在,让文章间有了更复杂的联系,组建成网状结构,允许我们以更复杂的方式进行筛选:比如我想选择全部没有读过的、综述类型的、和细胞壁相关的文章,只需要同时选中这几个标签就能找到。
一些小建议
再提几个可能能让文章不会过度混乱的小建议。
保持克制,不当仓鼠
我们首先需要的,是考虑清楚自己打算积累哪些知识。我最开始就有过一阵这样子的阶段,每次看到一篇文章都想先将其保存下来,想着「万一用的上呢」。 仿佛保存过文章,我就有拥有了这部分知识。
加上 Zotero 中保存文章实在是非常方便,点一下浏览器的收藏插件就可以将文章存下来,因此保存的文章越来越多,但其实大部分文章都没怎么仔细看过,文章越来越多,文档库也越来越混乱,从中找文章的过程也变得复杂。直到某个时候,我发现保存下来完全没看过的文章很多,我既看不完它们,也没法将它们用起来。
后来才意识到,一篇文章如果只是被下载下来,存在电脑里,并不意味着我就拥有了这部分知识。因此盲目地收藏文章并不可取,反而很容易因为囤积了太多,使计划稍后仔细读一读的文章变成再也不读。
定期整理
其次,不要想一次性设计出一个一劳永逸的资料管理系统。这也是我有过的困扰,将文献保存下来后,每次随便地想一个合适的文件夹储存它们。这样过了一段时间,我有好多好多并列的文件夹,但是我甚至不记得每个文件夹里存了些什么,不少文件夹的内容还互相有所交叉。终于某一天我下定决心,把所有的文件夹整理了一遍,能合并的合并,很多没看过、用不上的文章都删掉,这才感觉清爽了不少。并且意识到,很多最开始文件夹组织上的混乱,来源于课题早期对于整体脉络的不清晰,同时处在课题的探索阶段,什么都看一点,才弄出了一大堆各种内容的文件夹;到了课题中后期,主要内容已经明确,因为脉络不清晰造成的混乱也就自然而然地解决了。也正因如此,我觉得只有定期整理一下,让文献之间的结构伴随着你的成长,像植物那样逐渐生长出来,才能得到最适合你的文献管理结构。
不必面面俱到。
有些时候某一篇文章,已经放在项目下的一个文件夹里了,你可能会纠结,用不用再去其他符合这篇文章气质的文件夹再放一份?我也曾纠结过这一点,感觉不把每个可能相关的文件夹都放一份,将来找的时候万一找不到就很麻烦。
而现在的我,对此建议是保持克制,只把文章放在你当前需要用到的类别中。因为后来想明白了,收集是为了之后的使用,并不为了打造一个事无巨细的图书馆。等将来的某一天真要找这篇文章的时候,回想到曾经在做某个项目的过程中看过,然后就会去项目下面根据所属的类别找到这篇文章,到那时如果有在别处用到它的需求,比如说你有了一个新的项目,在写一篇新的综述,再将其放在对应的合集中就可以了。也得益于使用了文献管理软件,在多个文件夹下存在的同一篇文章,并不会分散成多个文件,而是共用相同的条目信息,因此只要是同一篇文章,哪怕在每个文件夹中都放一份,最终在数量上也只算是有一篇,它们的笔记也都是共通的。
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